Team Knowledge Base in SharePoint: Copilot kompiliert das Wissen, Agents lesen es

Wed, 14 Oct 2026 07:00:00 +0200

Microsoft hat am 14. Oktober 2026 im SharePoint-Blog eine „Team Knowledge Base“ vorgestellt. Copilot stellt dabei aus den Inhalten eines Teams eine eigene Wissensbasis zusammen: eine Bibliothek aus verlinkten Markdown-Dateien, die Menschen lesen können und die Agents als Grounding dient. Das Ganze startet als Frontier Preview und läuft über usage-based billing.

Für mich ist das die spannendste SharePoint-Ankündigung seit Längerem, weil sie verändert, worauf ein Agent seine Antworten stützt. Aus demselben Grund habe ich dazu auch die meisten Fragen.

Was ist eigentlich neu?

Bisher lief das Grounding in Microsoft 365 über Retrieval. Copilot oder ein Agent sucht zur Frage passende Stellen in den Originaldokumenten und formuliert daraus die Antwort. Der Knowledge Agent in SharePoint hat diese Dokumente zwar aufgewertet, mit Metadaten und Struktur. Die Grundlage der Antwort blieb aber immer das Original.

Die Team Knowledge Base schiebt eine Schicht dazwischen. Copilot liest die Teaminhalte und kompiliert daraus eine eigene Wissensbasis. Technisch ist das eine spezielle Bibliothek, deren Markdown-Dateien untereinander verlinkt und so aufgebaut sind, dass Agents gut damit arbeiten können. Erzeugt wird sie von der „Knowledge Compilation Engine“, die zu Work IQ gehört. Was Work IQ sonst umfasst, habe ich im Beitrag zu RAG und Foundry IQ kurz eingeordnet.

Beim Retrieval entsteht das Wissen bei jeder Anfrage neu aus den Rohdaten. In der Knowledge Base liegt es vorab aufbereitet als eigenes Artefakt, das man öffnen, lesen und korrigieren kann. Ein Agent muss sich seine Antwort dann nicht mehr aus zwanzig Versionen derselben Präsentation zusammensuchen.

So funktioniert’s

Am Anfang steht eine bewusste Entscheidung im Team: Die Mitglieder steuern gezielt E-Mails, Chats, Meetings und Inhalte der Site bei. Die Knowledge Compilation Engine macht daraus die verlinkten Markdown-Dateien. Danach hält Copilot den Bestand aktuell. Anlegen, ergänzen und kuratieren können sowohl Copilot als auch Agents, die Wissensbasis ist also kein einmaliger Export.

Hängen lässt sie sich an jede SharePoint-Site, ausdrücklich auch an Sites hinter Teams-Kanälen und Microsoft-365-Gruppen. Das sind in den meisten Tenants genau die Orte, an denen die eigentliche Teamarbeit liegt.

Genutzt wird die Wissensbasis über Copilot in SharePoint und über den Autopilot in der neuen Copilot-App. Über den Autopilot kommt man auch aus Teams heran oder schreibt ihm einfach eine E-Mail. Der Autopilot wird allerdings separat ausgerollt. Nur weil die Knowledge Base im Tenant aktiv ist, steht er also nicht automatisch zur Verfügung.

Zur Leistung nennt Microsoft Zahlen aus eigenen internen Tests vom Oktober 2026: Agent-Antworten seien mit der Wissensbasis bis zu viermal schneller und 30 % tokeneffizienter. Das sind Herstellerangaben. Ich würde sie erst einplanen, wenn ich sie mit eigenen Inhalten nachvollzogen habe.

Als Beispiele skizziert Microsoft Szenarien aus drei Bereichen. Im Legal-Team bündelt die Wissensbasis das Wissen rund um Verträge. In der Entwicklung liefert sie Kontext für Coding-Agents und hilft beim Onboarding neuer Teammitglieder. Im Vertrieb entstehen Account-Snapshots. Das Engineering-Szenario finde ich am interessantesten: Ein Coding-Agent, der die Architekturentscheidungen aus dem Teams-Kanal kennt, schreibt vermutlich brauchbareren Code als einer, der nur das Repository sieht.

Verfügbarkeit und Lizenzierung

Stand heute gibt es die Team Knowledge Base nur in der Frontier Preview und nur für User mit usage-based billing. Gesteuert wird sie im Microsoft 365 Admin Center. Microsoft weist ausdrücklich darauf hin, dass sich die Abrechnungsbedingungen bis zur allgemeinen Verfügbarkeit noch ändern können.

Praktisch heißt das: Es gibt keinen festen Preis pro Lizenz, die Kosten hängen von der Nutzung ab, und die Regeln dafür sind noch nicht final. Für einen Pilot würde ich mir deshalb ein Team mit überschaubarem, gut gepflegtem Inhalt suchen. Die Abteilungs-Site mit zehn Jahren Altlasten ist dafür der falsche Startpunkt.

Roadmap

Für die Zeit nach der Preview hat Microsoft mehrere Ausbaustufen angekündigt, allerdings ohne Termine:

Knowledge Bases auch in Cowork, in Copilot in Teams und in Agents aus Copilot Studio
engere Integration mit Microsoft-365-Gruppen, inklusive Bootstrapping der Wissensbasis aus Kanälen und Mail
automatische Kuratierung über Agent Flows in Copilot Studio
Skalierung auf größere Bestände über einen Ansatz namens „Corpus Map“
Anbindung an CLIs und Coding-Agents über Work IQ

Im selben Zug gab es eine Reihe weiterer SharePoint-Neuigkeiten. Copilot in SharePoint ist jetzt allgemein verfügbar, die SharePoint-Tools in Work IQ sind nutzbar, und dazu kommen ein SharePoint Admin Agent, Catalog Management, ein Berechtigungsreport für EEEU („Everyone except external users“) auf Dateiebene, Insights zum Zugriff von Agents und ein Governance Hub für Site Owner. Den EEEU-Report und die Insights zum Agent-Zugriff würde ich mir als Erstes ansehen. Mit ihnen findet man Oversharing, bevor zu weit geteilte Inhalte in eine Wissensbasis wandern.

Einordnung und offene Fragen

Viele meiner Kunden arbeiten in regulierten Umgebungen, bei KRITIS-Betreibern oder unter NIS2. Dort entscheidet sich ein Feature wie dieses an Fragen, die die Ankündigung nicht beantwortet. Ich formuliere sie bewusst als offene Fragen, weil ich die Antworten nicht kenne.

Berechtigungen. Die Markdown-Dateien sind neue Dateien in einer Bibliothek. Erben sie die Berechtigungen der Quellen oder die der Bibliothek? Was passiert, wenn eine Mail einfließt, die nur ein Teil des Teams lesen durfte? Sieht dann das ganze Team die daraus abgeleitete Zusammenfassung?

Sensitivity Labels. Übernimmt eine Datei, die aus einem als vertraulich gelabelten Dokument entsteht, dieses Label? Und welches Label gilt, wenn eine Datei Inhalte aus mehreren Quellen mit unterschiedlichen Labels zusammenführt? Bei Mails und Chats ist das besonders heikel, weil dort Labels oft anders gesetzt werden als in Dokumentbibliotheken.

Retention. Mails, Chats und Site-Inhalte unterliegen häufig unterschiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien. Wird ein abgeleiteter Inhalt entfernt, wenn das Original nach Ablauf der Frist gelöscht wird? Oder lebt er in der Wissensbasis nach den Regeln der Bibliothek weiter? Für Löschpflichten und eDiscovery macht das einen erheblichen Unterschied.

Kostenkontrolle. Wenn Copilot die Wissensbasis laufend aktuell hält, wie viel Verbrauch entsteht dann, auch wenn gerade niemand eine Frage stellt? Lässt sich der Verbrauch pro Site oder Team begrenzen, und wie gut sieht man vorab, was ein Pilot kosten wird?

Ein Werkzeug dafür gibt es schon: Im Microsoft 365 Admin Center lassen sich unter Copilot > Cost Management Ausgabenrichtlinien mit Limits für die Organisation und pro User festlegen (Microsoft Learn). Die Einstellung „Auto-apply new services“ ist dort standardmäßig aktiv, neue unterstützte Dienste fallen also automatisch unter bestehende Richtlinien. Ob die Knowledge Base dort als eigener Dienst auftaucht, geht aus der Ankündigung nicht hervor. Wer neue Features vor der Freigabe prüfen will, sollte die Einstellung in den betroffenen Richtlinien abschalten.

Solange diese Punkte nicht geklärt sind, würde ich die Knowledge Base an keine Site hängen, auf der regulierte oder personenbezogene Daten liegen. Für einen Pilot mit unkritischem Inhalt spricht dagegen nichts.

Fazit

Die Team Knowledge Base ist ein echter Architekturwechsel: Agents antworten auf Basis einer gepflegten, lesbaren Zwischenschicht statt direkt auf Rohdokumenten. Wie gut das in der Praxis trägt, hängt an der Vererbung von Berechtigungen, Labels und Aufbewahrung. Darauf würde ich in der Preview zuerst schauen, noch vor den Performance-Zahlen.

SharePoint on DR.365